Organizations now welcome!

Our biggest update yet!

English below

Kynning á félaga aðgöngum í DOKK

Kæru notendur DOKK.

Undanfarnar vikur höfum við í UT teymi Faxaflóahafna þróað nýja viðbót í DOKK sem gerir höfnum, umboðsaðilum og fyrirtækjum kleift að stofna viðbótaraðganga fyrir félög sín (e. organizations).

Með þessari uppfærslu geta félög nú sameinað bókanir sínar undir einn hatt og samhliða stýrt aðgengi notanda að DOKK. Frá og með deginum í dag 18.11.24 munum við byrja að koma öllum notendum fyrir í svokölluð félög, sambærilegt og sést á mynd fyrir neðan:

Skipulag á aðgöngum og heimildastýring

Til að byrja með munu öll félög fá úthlutað einn aðalaðgang án endurgjalds (e. admin account). Ykkar núverandi aðgangar munu þá flokkast sem aðalaðgangar fyrir ykkar félög, en hægt að breyta því ef óskað er eftir því. Við mælum jafnframt með því að breyta nafni á aðgöngum ykkar. Venjan var að nefna aðganga eftir höfn eða umboðsaðila en nú getur hver notandi fengið sinn aðgang. Dæmi um þetta er aðgangur Faxaflóahafna, cruise@faxafloahafnir.is og var nafn aðgangsins Faxaflóahafnir. Nú mun notandi aðgangsins nota nafn sitt í stað nafn hafnarinnar:

Eftirfarandi er hlutverkaskipan fyrir félög:

Admin notendur eru færir um að stýra öllu sem snertir á þeirra félagi í portal.dokk.is/organization og sömuleiðis stýrt bókunum.
- Einungis einn admin aðgangur er í boði fyrir hvert félag.
Primary notendur hafa takmarkaðan aðgang en þeir geta fært inn bókanir, breytt þeim, samþykkt og hafnað þeim.
- Primary notendur geta einnig breytt bókunum annarra innan félagsins.
Reporter notendur geta einungis skoðað bókanir, skrifað ummæli og skilaboð í bókanir og fylgst með tilkynningum.

Þegar þessi uppfærsla fer í loftið verða töluverðar breytingar á gagnagrunnum DOKK. Allir aðgangar verða stilltir sem primary aðgangar þangað til við höfum úthlutað aðganga í viðeigandi félög. Í framhaldi stillum við þá aðganga sem til eru fyrir sem admin aðganga. Vinsamlegast látið okkur vita ef þið viljið annan aðgang sem admin, til dæmis hafnarstjóri, bókhald o.s.frv.

Nauðsynleg gögn

Til að þessi innleiðing gangi hratt og örugglega fyrir sig þurfum við eftirfarandi upplýsingar frá ykkur:

Upplýsingar um kostnað

Kostnaður fyrir hvern auka aðgang verður 23.000 kr árgjald, eða um 150 evrur / 1.150 DKK án virðisaukaskatts (VSK.). Við sendum út reikninga eftir að viðbótaraðgangar fyrir félög hafa verið stofnaðir.

Til að byrja með munum við einungis senda út reikninga fyrir auka aðganga en þess má geta að við erum jafnframt að vinna að því að innleiða viðskiptalausn til að sjálfvirknivæða reikningagerð og gera félögum kleift að nota kreditkort fyrir áskriftir og önnur gjöld.

Til að fyrirbyggja misskilning, þá árréttum við að ekki verður innheimt árgjald fyrir fyrsta notanda hvers félags. Þið sem eruð núþegar notendur munið ekki fá innheimtu fyrir aðganga ykkar nema beðið sé um viðbótaraðgang. Þið sem viljið sameina aðganga (til dæmis umboðsaðilar sem eru með starfsemi í Reykjavík og Akureyri) þurfið að greiða árgjald fyrir hvern viðbótaraðgang sem verður sameinaður ykkar félagi. Ekki er innheimt gjald fyrir uppsetningu félagsins í DOKK.

Árgjald en ekki mánaðargjald. Ekki er hægt að fá gjaldið endurgreitt eða úthluta frumáskrift á nýjan notanda. Hægt verður að óvirkja aðgang annarra notanda með beiðni frá þeim sem hefur aðalgang. Í náinni framtíð verður hægt að gera þetta með einum smelli á innri vef DOKK af aðalaðgangi en þangað til munum við framkvæma slíkar beiðnir. Nema annað sé tekið fram, verður innheimt aftur fyrir auka notendur að ári liðnu frá þeim degi sem aðgangurinn var stofnaður. Fjármáladeild Faxaflóahafna sf (kt 5302697529) mun senda út reikninga sambærilega þeim sem sendir eru út árlega fyrir samþykktar bókanir í lok árs.

Að lokum

Við þökkum ykkur fyrir skilning, þolinmæði og endurgjöf. Við gerum okkar besta til að innleiða þessar nýju breytingar áfallalaust. Að því sögðu má búast við einhverjum minniháttar villum og niðurtíma á meðan uppfærslur verða keyrðar í gegn í raunumhverfinu okkar. Þetta ferli ætti ekki að vera tímafrekt en búast má við nokkurra klukkustunda niðurtíma á meðan við göngum frá þessu.

English - Introduction to organization accounts in DOKK

Dear DOKK users

For the past few weeks, we at the IT team at Faxaflóahafnir sf (operators and developers of DOKK) have been developing a new feature for ports and agencies (referred to as organizations) to be able to create additional accounts for their organizations.

With this update, organizations can now consolidate all their port calls under them and be able to control and set users' access to DOKK. As of Monday 18th of November 2024, we will start creating organizations for current users in DOKK and place them in their respective organizations. This is a manual process and might take some time since we still lack information about users and their operations. The images below will illustrate how organizations will operate on the platform. As of now, it is quite rudimentary but most actions in regards to booking and editing port calls will still be the same but adjusted to include users from the same organization to perform actions to port calls within the same organization:

Organization accounts and access control

First, all organizations will include one main account at no charge. This account will be considered the main account (admin). We recommend changing your account name so it displays the full name of the actual user instead of the Port or Agency, as was the custom before. An example of this is the main account of Faxaflóahafnir, which will now display the name of the actual user who operates cruise@faxafloahafnir.is:

The following is the role structure of Organization accounts in DOKK:

Admin users are capable of editing all information regarding their organization and ports as well as all port calls made to it. You can visit portal.dokk.is/organization to view your organization once it has been set up.
- Only one admin account is available for each organization.
Primary users have more limited access to the platform but they are still able to perform bookings (as agents) and edit port calls, accept them (as ports) and reject etc.
- Primary users can of course only operate on their organization's port calls.
Reporter users can only view the port calls made by their organization but can write comments and message other users through each port call.
- Everyone who's been a part of a port call's messaging will receive notifications about updates or new messages connected with said port call.

When we perform this update in our backend, there will be extensive changes made to the database for DOKK. Afterward, all current accounts will be set to primary accounts and will be changed to admin once we can allocate them to your organization. We assume all current accounts will be admin accounts for your organizations. Please let us know if you want to change this. We suggest the main operator of DOKK for your organization be the admin user but IT managers, head of HR, port director, etc.

Necessary information

For this integration to go smoothly, we'll need the following information about your organization:

Information about pricing

The cost for each additional organization account will be 23,000 ISK (150 Euros / 1,150 DKK without VAT). Invoices will be sent to the organization after an additional account has been created.

We will only bill for these so-called additional organization accounts but we're working towards a proper automated billing solution to manage invoices and enable organizations to use credit cards for billable services such as port calls and additional users.

Just for clarification: we won't be charging for the first user of each organization. You will not be charged for your current user accounts unless additional organization accounts are requested for your organization. Also, us setting up your organization will be free of charge. Those of you who want to unite your existing accounts into your organization, please contact us immediately. This will incur the fee as described above. An example of this is an agency that has offices in separate communities and separate agency accounts as well but wants to place them into the same organization so all bookings will be visible between these accounts.

It is important to mention that this is a yearly cost and not a monthly fee. We do categorize this as a subscription fee and we will bill for the whole year for an additional organization account created for your organization. This fee is non-refundable and cannot be allocated to a different user in case one is deactivated in your organization. We will be developing a feature for organization admins to be able to deactivate another user's account on the organization's page in portal.dokk.is/organization. Unless requested specifically, the organization will be billed each year for their additional accounts on the day of their creation. Consider this an ongoing subscription. The finance department of Faxaflóahafnir sf (kt 5302697529) will handle the billing until further notice, comparably to the once-a-year fee that ports are billed for concluded port calls.

Lastly

We appreciate your understanding, patience, and feedback. We will do our best to implement these new features as seamlessly as possible. We can expect some minor errors or downtime when we integrate this major update into our platform. This process should not take more than a few hours to finish for DOKK.

PreviousAnnouncements NextAccount Management

Last updated 17 days ago